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dicas para você escolher uma empresa de eventos

Parece óbvio que ao procurar uma empresa para organizar eventos corporativos qualquer pessoa irá buscar referências de outros clientes, mas algo importante para procurar saber não são apenas as referências da empresa de forma geral, mas também de indivíduos específicos da empresa de eventos. Importante saber quem são os profissionais responsáveis pela empresa de eventos, suas experiências, conhecimento do mercado, flexibilidade, criatividade e, principalmente, a capacidade de adaptação para momentos críticos que podem (e, muito provavelmente, irão) acontecer durante o evento, pois o processo de planejamento, organização, execução e pós evento são estressantes e trabalhosos e tenho certeza que você como contratante quer que este processo flua da melhor forma possível, correto? Então, busque saber desses clientes sobre a empatia do profissional, como foi o atendimento individual, como foi a forma que eles lidaram com possíveis momentos críticos no evento, como foi o relacionamento da contratante com o profissional de eventos responsável, etc. Tenha em mente que empresas são feitas de pessoas e saber mais sobre as pessoas com quem você vai lidar pode ser crucial para o sucesso do seu evento corporativo.

Em todos os sentidos. Primeiro investigue se o bairro possui uma estatística alta de número de assaltos ou roubos de veículos. Preze pela segurança dos seus convidados, mesmo do lado de fora do evento. Leve em consideração também (muito importante) as saídas de emergências disponíveis e se elas realmente funcionam (se são grandes, bem identificadas e de fácil acesso). A segurança do local também é composta pela equipe que ficará responsável pelo público durante o evento, então não deixe de conferir nossas dicas de como fazer a segurança do seu evento.

Verifique também se o local vai te oferecer uma equipe de segurança suficiente para a capacidade de público. Caso contrário, opte por outro local ou por uma empresa terceirizada de segurança. Ficar sem, nem pensar!

Este ponto é algo que parece ser um pouco clichê, mas na verdade muitos contratantes se perdem nessa análise de empresas de eventos e esquecem de fatores importantes como a abrangência dos serviços e facilidade de realizar diversos tipos de eventos corporativos com sucesso. Normalmente os contratantes olham de forma superficial o portfólio de empresas de eventos buscando apenas 3 coisas: 1) Grandes Clientes; 2) Eventos Visualmente Atrativos; 3) Quantidade de Eventos; Nada de errado nisso, desde que a análise não pare por aí nesses 3 quesitos. Importante que você entenda que cada evento é moldado por diversos fatores, tais como: briefing do evento, objetivos de marketing, público do evento, verba disponível, entre outros, e você pode julgar bem ou mal um evento senão souber mais detalhes sobre isso. Esses fatores são realmente importantes de serem analisados no portfólio ao escolher uma empresa para organizar eventos corporativos.

São dois elementos fundamentais para o público. Ninguém consegue se divertir em um evento se estiver com fome e com vontade de ir ao banheiro. Ao visitar o espaço antes da contratação, verifique se os banheiros estão em boas condições de uso, se o número atende confortavelmente o seu público, e ainda se é oferecido serviços de limpeza. Caso o local não preencha estes requisitos, você pode optar por alugar banheiros químicos e contratar um serviço externo de limpeza.

Verifique também as condições da cozinha (tem utensílios, gás, agua potável?), principalmente se for usá-la para manipular os alimentos que serão oferecidos durante a festa. Já se o seu evento não for contar com serviços de alimentação, certifique-se que o seu público encontrará comida e bebida em lugares próximos ao local.

Por último, mas não menos importante é você analisar a disponibilidade da empresa de eventos e de seus profissionais. Organizar eventos corporativos exige uma dedicação muito grande e normalmente algumas empresas de eventos colocam muitas regras para contato ou são inflexíveis para mudanças e isso é algo que deve ser levado em consideração na hora de escolher uma empresa para organizar eventos corporativos. Eventos, principalmente de médio e grande porte, são acontecimentos cheios de imprevistos e reviravoltas, desde o planejamento, na organização e, principalmente, durante a execução. Ter uma empresa de eventos acessível a qualquer hora, flexível e preparada para qualquer momento é crucial para o sucesso do seu evento corporativo.